Plan Do Check Act ‘PDCA cyclus’ (Deming-cirkel)

Wat is de PDCA cyclus?

Binnen organisaties wordt procesmatig gewerkt en is het behalen van resultaat en het verbeteren van kwaliteit enorm belangrijk. De vier stappen van de kwaliteitscirkel van Deming, ook wel bekend als de PDCA cyclus (Plan Do Check Act) of de Deming-cirkel, omvatten de meest de meest essentiële stappen voor de beheersing van (organisatorische) processen.

De stappen dienen voortdurend doorlopen te worden, om uiteindelijk een preventieve werking te realiseren en daarmee het proces van kwaliteitsverbetering goed te kunnen beheersen.

Hoe pas je de PDCA cyclus toe?

Het toepassen van de PDCA cyclus doe je stapsgewijs. Elke stap in de cyclus kan gezien worden als een deelproces, waarin andere handelingen en werkzaamheden nodig zijn om de stap te voltooien.

PDCA staat voor de belangrijkste stappen in de cirkel:

• Plan	Je stelt een plan op waarin je de gewenste output bedenkt en vaststelt hoe je het doel wilt bereiken. Met welke middelen wil je het doel bereiken: doorzettingsvermogen, reorganisatie, budgetverhoging of trainingen? Belangrijk is dat elk resultaat ‘SMART’ geformuleerd is.
• Do	In deze stap ga je het plan uitvoeren en het eindproduct opleveren, conform de procedures die zijn vastgelegd in het plan. Belangrijk is dat je meetresultaten vastlegt, zodat deze in de volgende stap geëvalueerd kunnen worden en je kunt kijken of je op de goede weg zit.
• Check	Dit is een evaluatiepunt. Vergelijk de werkelijke resultaten van met de beoogde resultaten aan de hand van toetsingen en controles: overleg, controle documenten en inspectie van de uitvoering. Word er een afwijking geconstateerd, dan dient er (in de volgende stap) bijgestuurd te worden.
• Act	Deze stap valt uiteen in twee fases, de re-act en pro-act. In de re-act fase wordt er indien nodig bijgestuurd en maatregelen genomen om de resultaten alsnog te halen. De gecorrigeerde werkzaamheden worden uitgevoerd, die weer de cyclus doorlopen. De pro-act fase is een ontwerpfase, dat in het leven is geroepen voor complexe besturende processen. In deze fase denk je na over de ontwikkeling van nieuwe activiteiten en strategieën om de doelen te behalen.

Waarvoor kan de cyclus gebruikt worden?

De Plan Do Check Act cyclus kan op alle niveau’s in een onderneming toegepast worden.

In het kort kan het ingezet worden voor:

• Procesbeheersing;
• Controle en verbetering;
• Ontwikkeling/bewaking (persoonlijke) doelen.

Voorbeeld: PDCA cyclus in de praktijk

Als praktijkvoorbeeld voor de PDCA cyclus hebben wij de verlaging van de operationele kosten voor een onderneming als voorbeeld genomen. Deze moeten worden teruggedrongen om de weg vrij te maken voor nieuwe investeringen.

1. PLAN: het komende kwartaal wil onderneming X de operationele kosten met 300.000 euro verlagen. De huidige maandelijkse operationele kosten bedragen 600.000 euro. Er wordt een plan opgesteld waarin maatregelen bedacht worden om de maandelijkse overheadkosten en de variabele kosten gezamenlijk met minimaal 100.000 te verlagen, zodat in het nieuwe kwartaal de totale operationele kosten met 300.000 euro zijn verlaagd. Enkele voorbeelden van maatregelen die genomen kunnen worden zijn bijvoorbeeld snijden in de personeelskosten, de (online) marketingkosten halveren of besparen op de verpakkingskosten. Je stelt KPI’s op en bepaald meerdere meetmomenten per maand.
2. DO: De werkzaamheden worden uitgevoerd conform de procedures die zijn opgesteld in het plan. Bij elk meetmoment worden cijfers vergaard van de huidige stand van zaken voor wat betreft de kostenbesparingen. De gegevens worden geanalyseerd en de ontwikkeling wordt weergegeven in bijvoorbeeld een grafiek.
3. CHECK: De eerste maand is om en de analyses van de gegevens worden besproken. Als eerst wordt gekeken of de werkelijke besparingen overeenkomen met hetgeen dat is geraamd. Er wordt geconcludeerd dat de werkelijke besparing na de eerste maand onvoldoende is. In de eerste maand is 50.000 euro bespaard op de operationele kosten, onvoldoende om het plan te realiseren.
4. ACT: Er worden enkele aanvullende maatregelen bedacht, bijvoorbeeld in plaats van aanpassing te doen in het huidige ontwerp van de verpakking, een nieuwe en goedkopere leverancier te vinden. Daarnaast kunnen naast dat de aflopende arbeidscontracten niet worden verlengd, ook een hele afdeling worden opgeheven.

Je doorloopt de PDCA cyclus net zolang totdat je het doel (de norm) hebt bereikt.

[was_this_article_helpful]